Homeoffice und die virtuelle Arbeitswelt – wie uns Holacracy in der Corona-Krise geholfen hat

Für uns alle war der Beginn der Corona-Pandemie ein einschneidendes Ereignis. Insbesondere der Umzug aus dem Bürogebäude ins Homeoffice war für Firmen wie auch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Herausforderung. Der erste Schritt, nämlich die nötige Infrastruktur für das Arbeiten von Zuhause aus zu schaffen, konnte in den meisten Unternehmen relativ rasch umgesetzt werden. Viel gewöhnungsbedürftiger war es, mit den Arbeitskollegen und -kolleginnen, die man zuvor jeden Tag im Büro sah, plötzlich virtuell zusammenzuarbeiten. Wie können Meetings in großen Teams auch online effizient ablaufen? Wie schaffe ich es, den Überblick über die Geschehnisse im Unternehmen zu behalten? Und wie kann ich auch das menschliche Bedürfnis nach persönlichem Austausch mit Homeoffice unter einen Hut bringen? Diese und ähnliche Fragen haben uns auch bei ONTEC länger begleitet. Wie uns Holacracy beim Umstieg ins Homeoffice geholfen hat, das möchte ich euch im dritten Teil unserer Holacracy-Story erzählen.

Schon vor der Corona-Pandemie hatten wir als Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei ONTEC die Möglichkeit den ein oder anderen Tag von Zuhause aus zu arbeiten. Meistens jedoch haben wir uns ganz klassisch im Büro eingefunden, sei es für Meetings, oder einfach, weil wir dort mit gutem Arbeitsequipment ausgestattet waren. Die Aussicht auf einen Plausch in der Kaffeeküche mit den Arbeitskollegen und -kolleginnen, bei dem man sich nebenbei auch noch über Neuigkeiten im Unternehmen austauschen konnte, motivierte zusätzlich zu einem persönlichen Besuch im Büro. Mit der Empfehlung der Bundesregierung, wenn möglich ins Homeoffice zu wechseln, wurden unsere Arbeitsroutinen ziemlich plötzlich auf den Kopf gestellt. Auf technischer Seite waren wir sehr schnell umgestellt. Die materiellen Grundvoraussetzungen für das Arbeiten von Zuhause aus waren ja bereits gegeben und zusätzlich benötigtes Arbeitsequipment für das Büro Daheim war ebenfalls zügig bereitgestellt. Doch wie lassen sich die eigenen Arbeitsabläufe so anpassen, dass sie auch virtuell funktionieren? Hier kommt unsere Organisationsform Holacracy ins Spiel:

„Das System hat uns ermöglicht schnell und flexibel zu reagieren. Alle Strukturen waren schon da und wir mussten sie nur noch virtuell umsetzen. Die regelmäßigen Tacticals helfen dabei, den Kontakt und das Zugehörigkeitsgefühl zur Firma nicht komplett zu verlieren.“

Da wir für die Durchführung der Holacracy-Meetings ohnehin ein webbasierendes System verwenden, um die dynamische Agenda zu erstellen und das Besprochene zu protokollieren, funktionierte der Umstieg von physischen zu virtuellen Meetings nahtlos. In ihrer Regelmäßigkeit verschaffen sie uns nicht nur intensiven Austausch miteinander, sondern auch Übung für andere Meetings, die außerhalb des holokratischen Prozesses stattfinden.

Dass in so einer technischen Herangehensweise Zwischenmenschliches nicht zu kurz kommen muss sieht auch Matthias Hausegger, Lead Link unseres New Business Kreises so:

„Ich arbeite erst seit kurzem effektiv mit Holacracy. Anfangs war es sehr ungewohnt und aufgrund der starren Meetingstruktur etwas mechanisch. Aber alle Kolleginnen und Kollegen haben mir sehr geholfen, mich schnell in das System einzufinden und schrittweise die Wissenslücken zu schließen. Wir haben Holacracy im ONTEC-Style implementiert, der zu unserer Kultur passt und in dem auch das Menschliche nicht zu kurz kommt. So fehlt es auch in unseren Meetings nicht an Humor. Durch Holacracy kann ich Ideen zu Änderungen und Verbesserungen leichter adressieren und wir können gemeinsam im Sinne der Organisation die besten Entscheidungen treffen. Ich denke, dass wir mit dem System Holacracy besser durch die Corona-Krise gekommen sind als ohne, denn der definierte Rahmen der Holacracy gibt einerseits Struktur, die im Homeoffice dringend benötigt wird und ermöglicht mir andererseits dynamisch auf das Tagesgeschehen zu reagieren.“

Durch verteilte Verantwortlichkeiten und hohe Transparenz, die zu den Grundpfeilern einer Holacracy gehören, kann jeder der ONTEC-Mitarbeiter und ONTEC-Mitarbeiterinnen die Aufgaben seiner, bzw. ihrer Rollen eigenverantwortlich wahrnehmen. Außerdem hat jeder und jede die Möglichkeit, für ihn oder sie wichtige Themen zeitnah anzusprechen und gegebenenfalls die Governance des Unternehmens selbst zu ändern. Das betraf im letzten Jahr insbesondere durch die Corona-Pandemie ausgelöste Veränderungen, wie Siegfried Jurschitz, organisatorischer Projektleiter im Software-Kreis, weiß:

„Holocracy hat den großen Vorteil sehr schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Im Falle von Corona wurden sehr rasch neue Policies ins Leben gerufen, um mit den geänderten Bedingungen umzugehen. Sei es, um Kollegen zu schützen und Büroaktivitäten zu regulieren oder sogar gesetzliche Anforderungen rasch umzusetzen.“

Mittlerweile hat sich die Anfangshysterie vom Beginn der Pandemie gelegt, doch unsere Arbeitswelt scheint sich doch nachhaltig verändert zu haben. Wie wir mit dem Thema Homeoffice umgehen und wie wir ganz allgemein zukünftig unseren Arbeitsplatz gestalten, werden also Fragen sein, die uns sicherlich noch längere Zeit beschäftigen. Holacracy ist unser Werkzeug, um auch einfach neue Ansätze ausprobieren zu können und gibt uns allen die Freiheit den Weg mitzubestimmen.

Wenn ihr mehr über Holacracy erfahren wollt beantworten wir gerne alle eure Fragen oder besucht auf der ONTEC-Webseite https://www.ontec.at/holacracy.