Der öffentliche Dienst steht vor zahlreichen Herausforderungen. Eine der größten ist der Wissensabgang durch Pensionierung und die Schwierigkeit, neues Personal zu gewinnen. Genau hier setzt die in dieser Fallstudie präsentierte Lösung an: Der „Digital Knowledge Butler“, ein fortschrittliches Innovationsvorhaben des Bundesrechenzentrums, ist eine zukunftsweisende Lösung, um das Wissen scheidender Experten zu bewahren und für künftige Generationen von Mitarbeitenden zugänglich zu machen.
Das Bundesrechenzentrum
Das Bundesrechenzentrum (BRZ) steht in Österreich an der Spitze der Anbieter für IT-Services, spezialisiert auf die Bereitstellung innovativer, sicherer IT-Lösungen für die Bundesverwaltung.
Als zentrale Stütze der digitalen Transformation des Landes, fördert das BRZ aktiv die Umsetzung digitaler Initiativen und trägt entscheidend zur Modernisierung öffentlicher Dienste bei.
Trotz Wachstums von 1.300 auf 1.700 Mitarbeitern seit 2020 steht das BRZ, ähnlich anderen öffentlichen Stellen, vor der Herausforderung der Pensionierungswelle und der damit verbundenen Wissenssicherung und Nachwuchsgewinnung.
„Gerade in Hinblick auf die anstehende Pensionierungswelle in der öffentlichen Verwaltung gilt es effiziente Lösungsansätze zu finden, um Wissen trotz Personalveränderungen innerhalb der Organisationen zu sichern“
Matthias Lichtenthaler, Head of Digital Government & Innovation im BRZ
Der Business Case: Bewahrung von Expertenwissen
Mit einer bevorstehenden Pensionierungswelle in der öffentlichen Verwaltung wächst die Dringlichkeit, das Fachwissen langjähriger Experten zu sichern.
Traditionelle Methoden der Wissensweitergabe reichen nicht aus, um das umfangreiche und spezialisierte Wissen effektiv an neue Mitarbeitende weiterzugeben. Das Kernproblem dabei ist, dass oft nicht alles vollständig dokumentiert ist und oft ausscheidende Mitarbeitende das Unternehmen bereits verlassen haben, bevor die Nachfolge ins Onboarding kommt. So ist eine effiziente Wissensübertragung oftmals nicht machbar.
So stand das BRZ vor der Frage: Wie kann der Wissensschatz der Mitarbeitenden auf einfachem, unbürokratischem Weg gesammelt, aufbereitet und anderen zur Verfügung gestellt werden?
Die Lösung: Der Digital Knowledge Butler
Mit dem Team von ONTEC AI als Unterstützung in der KI-Beratung und -Entwicklung wurde die Idee des Digital Knowledge Butler zum Leben erweckt.
Der Digital Knowledge Butler zielt darauf ab, Expertenwissen durch 100 Sekunden lange Audioreferate zu spezifischen Themen zu digitalisieren. Mitarbeitende können also innerhalb kürzester Zeit ihr Wissen bzw. ihre Antwort auf eine bestimmte Frage einfach in ihr Handy sprechen.
Diese Wissensbausteine werden mittels Künstlicher Intelligenz verwaltet, die nicht nur Fragen beantwortet, sondern auch Wissenslücken identifiziert. Für diese Wissenslücken können anschließend Experten zu Rate gezogen werden, welche diese Lücken gezielt füllen können.
Übrigens: Das BRZ hat in Zusammenarbeitung mit ONTEC AI außerdem ein weiteres Projekt im Wissensmanagement mit Ziel einer effizienteren Bürgerkommunikation erarbeitet.
Technologische Umsetzung des Projekts
Die Lösung basiert auf einem durchdachten Datenfluss, bei dem Audioreferate mittels Speech-to-Text-Technologie in Texte umgewandelt werden. Ursprünglich wurde daraus ein Wissensgraph extrahiert, welcher es der KI ermöglich Fragen zu beantworten oder von der KI nicht beantwortbare Fragen an Menschliche Experten zur Beantwortung weiterzuleiten.
„Das darunterliegende KI-Framework ist der bestehende BRZ-AI Hub. Dieser soll lernen, selbst zu erkennen, in welchen Bereichen Wissen fehlt bzw. nicht ausreichend dokumentiert ist“
Matthias Lichtenthaler, Head of Digital Government & Innovation im BRZ
Über die Projektlaufzeit hinweg hat sich die technologische Basis des Digital Knowledge Butlers signifikant weiterentwickelt. Während anfangs auf Intent-Hierarchien und Ontologien gesetzt wurde, nutzt die neueste Iteration LLM und semantische Suchverfahren, um eine präzisere und flexiblere Handhabung des Wissens zu ermöglichen. Die Halluzinationsunterdrückungsverfahren von ONTEC AI spielen eine entscheidende Rolle dabei, Wissen auf Fragen als unbekannt zu identifizieren, damit diese von Expert*innen vor ihrem Ausscheiden beantwortet werden können.
Trotz wechselnder Projektmanager und sich ändernder Anforderungen zeichnete sich das Projekt durch eine hohe Professionalität in der Vorgehensweise und Umsetzung aus.
Zusammenfassung und Key Takeaways
Der Digital Knowledge Butler steht exemplarisch für die erfolgreiche Verbindung von technologischer Innovation und effektivem Projektmanagement, um den Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung proaktiv zu begegnen und das Wissen und die Erfahrung scheidender Generationen für die Zukunft zu sichern.
- Der Digital Knowledge Butler adressiert die Herausforderung der Wissenssicherung in der öffentlichen Verwaltung durch die Digitalisierung von Expertenwissen.
- Innovative KI-Technologien ermöglichen die effiziente Verwaltung und Zugänglichkeit dieses Wissens.
- Die kontinuierliche technologische Entwicklung und Anpassung an neue Herausforderungen unterstreichen die Dynamik und das Potential des Projekts.
- Durch das Engagement und die Flexibilität des Projektteams konnte eine zukunftsfähige Lösung geschaffen werden, die die Grundlage für ein robustes Wissensmanagement-System bietet.
- Das Projekt ist ein Beispiel dafür, wie sich die Fähigkeiten von KI und Mensch gegenseitig ergänzen können
Klingt spannend?
Gerne sprechen wir auch mit Ihnen über die Möglichkeiten, die KI im Bereich Wissensmanagement für Ihr Unternehmen bereithält!
