Strukturiertes Wissensmanagement im Unternehmen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Aktiv geleitet kann es nicht nur den Unternehmenserfolg, sondern auch Mitarbeiterzufriedenheit beeinflussen. In diesem Artikel erläutern wir die wichtigsten Grundlagen von Wissenserhalt und -verteilung und lernen Best Practices und Methoden des Wissensmanagements kennen.
Was ist Wissensmanagement?
💡 Wissensmanagement (Englisch „Knowledge Management“) umfasst alle Prozesse und Systeme, die darauf abzielen, Wissen innerhalb eines Unternehmens zu erfassen, zu speichern, zu verteilen und auch tatsächlich zu nutzen.
Dabei geht man davon aus, dass das vorhandene Wissen verteilt ist über Mitarbeitende, IT-Systeme und analoge Ressourcen, z.B. in Papierform.
Die Grundannahme ist, dass ein zentraler Zugriff auf alle Wissensquellen für alle Beteiligten vorteilhaft ist und die Effizienz erhöht.
Das Ziel von Wissensmanagement ist es, das kollektive Wissen aller Mitarbeitender zu maximieren und so die Effizienz und Innovationskraft zu steigern.
Warum ist Wissensmanagement im Unternehmen so wichtig?
Besonders in den letzten Jahren ist die Diskussion um effizientes Wissensmanagement intensiviert worden. Wissen ist der Erfolgsfaktor Nummer 1 und entscheidet über Erfolg oder Misserfolg im Wettbewerb um den nächsten Kunden. Unternehmen stehen jedoch großen Herausforderungen gegenüber:
Fehlendes Wissen muss erworben werden
Besonders im Onboarding ist der Bedarf an Wissenserwerb offensichtlich, jedoch geht er weit darüber hinaus und betrifft auch langjährige Mitarbeitende.
Oft sind Wissenslücken klar und leicht zu beheben — manchmal hingegen besteht gar kein Bewusstsein über fehlendes Wissen oder eine schlechte Informationslage.
So oder so, wenn wichtige Kompetenzen fehlen, dann müssen diese Lücken unbedingt festgestellt und gelöst werden.
Vorhandenes Wissen muss genutzt werden
Im digitalen Zeitalter haben wir zwar einen schier unendlichen Pool an Wissen und Daten zur Verfügung, müssen dabei aber sicherstellen ihn effizient zu nutzen.
💡Was hilft uns die Dokumentation und das Tracking, wenn wir am Ende keinen Zugriff auf daraus resultierenden Erkenntnissen haben?
Und was bringt ein professionelles Knowledge Management System, wenn wir die Daten darin nicht richtig auswerten und interpretieren können?
Vorhandenes Wissen muss erhalten werden
Wissensmanagement spielt eine enorm wichtige Rolle für den Unternehmenserfolg, weil es für Entscheidungsfindung, Erfahrungsaustausch, Risikominimierung und Wettbewerbsfähigkeit unverzichtbar ist.
- Effiziente Entscheidungsfindung: Durch den schnellen Zugriff auf relevantes Wissen können fundiertere Entscheidungen getroffen werden.
- Erfahrungsaustausch: gegenseitige Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Bewältigung neuer Herausforderungen
- Risikominimierung: Durch die Sicherstellung, dass kritisches Wissen nicht verloren geht.
- Wettbewerbsvorteil: Durch effizientes Wissensmanagement profitieren Unternehmen als auch Mitarbeiter persönlich
💡 Besonders der Fachkräftemangel und die Pensionierungswelle sind zwei bedeutende Herausforderungen, denen Unternehmen und Organisationen in den kommenden Jahren gegenüberstehen.
Der Fachkräftemangel bezieht sich auf die Schwierigkeiten, qualifizierte Arbeitskräfte zu finden, insbesondere in Bereichen mit spezialisiertem Know-how oder technischen Fähigkeiten.
Gleichzeitig steht vielen Branchen eine Pensionierungswelle bevor, bei der viele erfahrene Mitarbeiter in den Ruhestand gehen und ihr Wissen und ihre Expertise aus dem Unternehmen ausscheiden.
Diese beiden Trends verstärken die Notwendigkeit effektiven Wissensmanagements. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie das vorhandene Wissen der ausscheidenden Mitarbeitende erfassen und übertragen können, um Lücken zu vermeiden und die Kontinuität im Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Gleichzeitig müssen sie Strategien entwickeln, um den Fachkräftemangel zu adressieren, sei es durch gezielte Weiterbildung, Rekrutierung oder den Einsatz von Technologien zur Unterstützung und Optimierung von Arbeitsprozessen.
Die wichtigsten Methoden des Wissensmanagements
Es gibt effiziente Strategien und Methoden für Wissensmanagement im Unternehmen. Dazu gehören Methoden im Bereich der Wissensbewahrung, des Wissenstransfer und der Wissensverwertung. Die wichtigsten sollen im folgenden kurz umrissen werden.
1. Wissen auditieren
Ein erster Schritt zum effizienten Wissensmanagement ist ein Wissens-Audit. Dadurch wird festgestellt, welches Wissen im Unternehmen bereits vorhanden ist. Dazu gehören beispielsweise:
- Welche Plattformen sind in Verwendung, welche Wissen beheimaten?
- Welche Kompetenzen bringen Mitarbeitende mit — und was von ihrer Expertise wurde noch nicht strukturiert dokumentiert oder übergeben?
- Welche Informationen sind in analoger bzw. digitalisierter Form verfügbar?
- Wie ist das derzeitige Ablagesystem und wie effizient funktioniert es?
Ein Wissensaudit umfasst also die Identifizierung und Bewertung des vorhandenen Wissens innerhalb der Organisation. Durch ein gründliches Wissensaudit können Unternehmen feststellen, welche Wissenslücken bestehen und welche Ressourcen effizient genutzt werden können.
2. Wissen bewahren
Eine zentrale Strategie im Wissensmanagement ist die Dokumentation von Prozessen und Best Practices in eigenen Knowledge Management Systemen. Dies bedeutet, dass Arbeitsabläufe und bewährte Verfahren systematisch festgehalten werden, um Wissen langfristig zu sichern.
Die Archivierung von Projektdaten ist ebenfalls wichtig, um Ergebnisse und Erfahrungen zu speichern und später nutzen zu können. Diese Maßnahmen sorgen dafür, dass wertvolles Wissen erhalten bleibt, auch wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
3. Wissenstransfer
Ein effektiver Wissenstransfer stellt sicher, dass Wissen innerhalb des Unternehmens weitergegeben wird.
Mentoring- und Coaching-Programme sind hierbei besonders hilfreich: Erfahrene Mitarbeiter teilen ihr Wissen mit neuen Kollegen.
Workshops und Schulungen bieten zudem eine Plattform, um Wissen regelmäßig zu aktualisieren und zu erweitern. Diese Programme fördern nicht nur den Wissenstransfer, sondern auch die Zusammenarbeit und den Teamgeist.
Informeller Wissenstransfer ist ebenso nicht zu unterschätzen: Haben Mitarbeitende genügend Gelegenheiten, sich niedrighürdig auszutauschen? Beim Mittagessen, bei der Kaffeemaschine oder in Form von All-Hands-Events?
4. Wissen abfragen und nutzen
Die Wissensverwertung fokussiert sich darauf, vorhandenes Wissen effektiv zu nutzen. Wissensdatenbanken oder sogenannte Knowledge Management Systeme spielen eine zentrale Rolle, da sie eine strukturierte Plattform bieten, auf der Wissen gespeichert und leicht abgerufen werden kann.
Die Analyse und Auswertung von Daten ermöglicht es Unternehmen, wertvolle Erkenntnisse aus gesammelten Informationen zu gewinnen. Durch diese Analysen können Trends erkannt und fundierte Entscheidungen getroffen werden.
Künstliche Intelligenz kann dabei eine bedeutende Stütze sein — KI-Systeme wie beispielsweise ONTEC AI können Informationen in Sekunden aus einer Ablage auffindbar machen. So wird sichergestellt, dass keine wertvollen Informationen verloren gehen.
5. Wissen erweitern
Die Wissensverwertung fokussiert sich darauf, vorhandenes Wissen effektiv zu nutzen. Wissensdatenbanken oder sogenannte Knowledge Management Systeme spielen eine zentrale Rolle, da sie eine strukturierte Plattform bieten, auf der Wissen gespeichert und leicht abgerufen werden kann.
Die Analyse und Auswertung von Daten ermöglicht es Unternehmen, wertvolle Erkenntnisse aus gesammelten Informationen zu gewinnen. Durch diese Analysen können Trends erkannt und fundierte Entscheidungen getroffen werden.
Künstliche Intelligenz kann dabei eine bedeutende Stütze sein — KI-Systeme wie beispielsweise ONTEC AI können Informationen in Sekunden aus einer Ablage auffindbar machen. So wird sichergestellt, dass keine wertvollen Informationen verloren gehen.
Best Practices für Wissensmanagement im Unternehmen
Es gibt einige Tipps und Wissensmanagement Best Practices, an denen sich Unternehmen grundlegend für förderliches Wissensmanagement orientieren können:
Eine Wissensmanagement Strategie entwickeln
Unternehmen sollten strategisch sicherstellen, dass Mitarbeitende gezielt mit Wissen umgehen. Eine Wissensmanagementstrategie beantwortet Fragen wie beispielsweise:
- Wer hat/braucht Zugriff auf welche Informationen?
- Welche Tools werden genutzt, um das Wissen zu speichern und zu erweitern?
- Wie wird sichergestellt, dass die Informationen aktuell sind?
- Wie werden Wissenslücken gedeckt?
- Wie kann ein natürlicher Wissensaustausch gefördert werden?
- Wie kann die Employee Journey strategisch mit dem Wissensmanagement vereint werden?
Beispielsweise kann für das Onboarding genau bestimmt werden, welche Informationen zu welchen Zeitpunkt von welcher Person übergeben werden.
Zumeist sind die Grundlagen davon im Organisationsmodell verankert; neue Organisationsmodelle wie holokratische Modelle können helfen, diese flexibler zu gestalten.
Auch hier können entsprechende Softwarefunktionen eine große Stütze sein: Viele haben sehr detaillierte Berechtigungseinstellungen, damit auch sensible Informationen nicht ungewollt geteilt werden.
Moderne Technologie sinnvoll einsetzen
Es gibt eine unüberschaubare Anzahl von Wissensmanagement Tools, vom persönlichen bis zum organisationalen Knowledge Management System. Ganz besonders die fortschreitende Entwicklung künstlicher Intelligenz hat enormes Potential, betriebliches Wissensmanagement zu erleichtern.
Eine Kernaufgabe eines jeden Unternehmens ist es, die Auswahl ganz bewusst so zu treffen, dass alle Tools zu den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens passen.
Oft ist deshalb die Frage nicht: „Welches neue Tool nutzen wir für Wissensmanagement?“ – sondern: „Wie können wir die bestehenden Tools, die unser Wissen enthalten, effizient verschränken?“
Stichwort Enterprise Search — solche Systeme unterstützen Unternehmen effizient bei der Abfrage ihres internen Wissensschatzes.
ONTEC AI verschränkt die vorhandenen Unternehmens-Plattformen und macht das darin enthaltene Wissen — Richtlinien, Dokumente, Handbücher, … — in Sekunden zugänglich.
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Wissen
Die Inhalte eines Wissensmanagement-Tool sollen niemals statisch sein. Wissensinhalte erweitern, auditieren, pflegen und anpassen sind ausschlaggebend für die Nützlichkeit.
Vor allen Dingen um eine eventuelle Personalfluktuation vorzubereiten ist die fortlaufende Aktualisierung der bestehenden Wissensbasis unumgänglich. Jedoch gehen diese Tätigkeiten im Alltag oft unter.
Was in der Vergangenheit viel manuelle Arbeit bedeutet, kann heute jedoch von der sinnvollen Auswahl der verwendeten Tools im Unternehmen geklärt werden.
Eine Kultur des Teilens fördern
Unternehmen können Mitarbeitende zur aktiven Teilnahme am Wissensmanagement ermutigen.
Dazu können formelle und informelle Gelegenheiten dienen.
Formelle Methoden um Wissen zu teilen
Zu den formellen gehören beispielsweise
- Mentoring-Programme
- Onboarding-Programme
- Buddy-Programme
- Interne, fachbezogene Weiterbildungen von Mitarbeitenden für Mitarbeitende
- Auch Weiterbildung in den Bereichen Präsentations-Skills und Kommunikationskompetenz können den formellen Wissensaustausch fördern.
Informelle Methoden, um Wissen zu teilen
Auch informelle Gelegenheiten wie ein gemeinsames Frühstück kann bei der langfristigen Weitergabe von Wissen unterstützen. Das Themengebiet des „Ritual Designs“ kann hier spannende Inspiration bieten.
Fazit
Effizientes Wissensmanagement im Unternehmen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Durch effektive Methoden des Wissensmanagements und den Einsatz geeigneter Tools können Unternehmen ihr Wissen optimal nutzen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Key Take-Aways
- Bewusstes Wissensmanagement ist absolut unverzichtbar
- Kulturelle und organisatorische Maßnahmen sind entscheidend für die erfolgreiche Implementierung von Wissensmanagement.
- Nur wenn die richtigen Strategien und Tool-Entscheidungen gewählt werden , kann Wissensmanagement Unternehmen auch tatsächlich helfen
FAQ: Wie gelingt erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen?
Was ist die größte Herausforderung von Wissensmanagement im Unternehmen?
Die größten Herausforderungen liegen in der kollektiven Nutzung und Erweiterung von Wissen, ohne dabei zu viele Ressourcen zu nutzen oder den Datenschutz zu verletzen.
Was ist die Zukunft von Wissensmanagement im Unternehmen?
Die Zukunft liegt eindeutig in der Nutzung von KI, um Wissen innerhalb des Unternehmens leichter zugänglich zu machen.
Was sind Anbieter von Knowledge Management KI?
Neben traditionellen Anbietern von Knowledge Management Systemen (wie beispielsweise Confluence) sind zunehmen KI-Lösungen (wie ONTEC AI) im Einsatz. Dabei ist die Frage immer seltener: welches neue Tool brauchen wir? — sondern immer öfter: wie können wir bestehende Tools verschränken?
Klingt spannend?
Gerne sprechen wir mit Ihnen über die Möglichkeiten, die künstliche Intelligenz für das Wissensmanagement Ihres Unternehmens bereithält!
